L'organisation d'un événement virtuel demande autant de temps et d'efforts que celle d'un événement sur place. Malheureusement, les circonstances actuelles ont obligé les organisateurs à accélérer le rythme. En raison la pandémie, les événements ont été interdits. Certains d'entre eux n'envisageront peut-être pas de reporter l'événement. Puisque le virtuel reste la meilleure option, les agences évènementiels apportent des innovations dans leurs services.
En quoi est-ce avantageux d’organiser des évènements virtuels ?
Urgence, engagements matériels, circonstances particulières, stratégie de communication numérique pour toucher davantage de parties prenantes, promotion de l'entreprise ou du service, répartition géographique des participants : tous ces facteurs plaident pour un événement virtuel plutôt que physique. En raison de la transformation numérique, les entreprises ont dû s'adapter aux nouveaux besoins des consommateurs. Dans ce contexte, un nouveau type d'événement a récemment vu le jour : l'événement virtuel. Les événements virtuels sont organisés et se déroulent en ligne sur bisons.io en utilisant les technologies numériques pour offrir aux participants une expérience unique. Les événements à distance présentent les mêmes avantages que les événements organisés physiquement, ainsi que d'autres avantages comme des coûts logistiques moindres, un public plus large et une collecte de données plus efficace. Les plateformes virtuelles constituent un choix plus stratégique, car elles devraient offrir aux participants une expérience plus intéressante que les plateformes physiques. Atteindre des publics dynamiques et les inciter à investir n'est pas chose aisée. Notre plateforme d'événements virtuels offre une solution pour surmonter ces défis. Les webinaires sont un moyen intéressant pour les entreprises de partager des informations. En effet, ils permettent un vaste transfert de connaissances et la diffusion de nouveaux produits et services. Tous les participants doivent disposer du matériel et des logiciels nécessaires et d'une vitesse de transfert de données suffisante pour permettre le déroulement de l'événement dans le format souhaité.
Quels sont les enjeux d’un évènement virtuel ?
L'époque a apporté de réelles évolutions dans le monde de l'événementiel et la numérisation des événements est en plein essor. Le principal défi des organisateurs d'événements est de rester en contact avec leur public cible (clients, employés, etc.). Mais comment rester en contact lorsque les réunions sont interdites ? Cependant, de nombreuses entreprises sont réticentes à participer à des événements numériques. En effet, ils ont peur de perdre l'interactivité et le contact humain qui accompagnent les événements physiques. Mais la révolution numérique arrive à grands pas, offrant un large éventail d'outils interactifs simples qui placent les gens au cœur des événements numériques et créent des expériences uniques. Que ce soit en personne ou numériquement, il est important d'atteindre votre public tout en maintenant le contact humain et les amitiés. Le plus grand défi pour les organisateurs d'événements virtuels est de capter l'attention des participants. Dans les événements en face à face, les participants partent rarement rapidement, alors que dans les événements numériques, les participants sont susceptibles de partir rapidement. Dans les événements numériques, il existe un risque que les participants puissent quitter l'événement d'un simple clic de souris. N'oubliez donc pas votre stratégie globale en matière d'édition, de communication et d'événements afin d'impliquer pleinement les participants. Privilégiez les contenus interactifs et pertinents tels que les vidéos, les infographies et les podcasts.
Quels sont les défis de l'organisation d'un événement virtuel ?
Organiser un événement, c'est comme diriger un orchestre. Ils doivent s'occuper d'un large éventail d'activités. Chefs de projet, créatifs, logisticiens, techniciens, architectes d'intérieur. Ils doivent diriger différentes équipes et coordonner le travail de nombreux prestataires de services. Ils doivent donc superviser les différentes étapes de la production et de la gestion de l'événement pour s'assurer que l'événement est un succès, que le public est satisfait et que le message est clair. Le temps est un facteur essentiel dans l'organisation d'événements. En fait, un planificateur inversé est un outil très utile. Il peut être utilisé pour mesurer et corriger les différences entre les dates prévues et les dates réelles. Définissez l'objectif de l'événement virtuel. Les objectifs de l'événement doivent être très bien définis, tant sur le plan quantitatif que qualitatif. En même temps, la raison de la tenue de l'événement doit être claire. Pour être efficaces, les objectifs doivent être mesurables et quantifiables. Ils doivent, bien sûr, être réalisables dans le cadre de votre structure, de votre budget et de votre équipe. Les objectifs de l'événement doivent être en accord avec les objectifs généraux de l'entreprise. Ils doivent être en accord avec vos valeurs et votre mission. Lorsque vous planifiez et organisez un événement, demandez-vous si le public cible participera en personne ou en ligne. Ou s'agira-t-il d'un public mixte provenant de salles de réunion et de sites distants ?
Organiser un événement virtuel : fournir des instructions claires pour l'inscription
Les différentes plateformes ont des usages différents, qui peuvent être très différents. La première étape pour organiser un événement digital convivial est d'être aussi clair et précis que possible. Il est particulièrement important d'expliquer comment participer. Il est déjà difficile pour les utilisateurs inexpérimentés de comprendre l'histoire de la plateforme, et cela devient de plus en plus difficile pour les personnes handicapées. Une approche progressive est nécessaire pour résoudre ce problème. Les guides peuvent être créés à l'aide d'images et de braille. Un guide expliquant exactement ce qu'il faut faire pour utiliser avec succès la plate-forme pour les classes virtuelles. Aujourd'hui encore, il existe des personnes qui n'ont pas accès à un ordinateur. L'inégalité économique et sociale est un véritable problème, sans parler de la vulnérabilité des personnes handicapées. Lors de l'organisation d’événements digitaux accessibles, il est important de tenir compte des participants qui ne peuvent s'inscrire que par téléphone. La plupart des plateformes d'événements virtuels, sinon toutes, proposent l'inscription par téléphone. Ces événements sont un bon moyen d'encourager les personnes malvoyantes à participer. Ils permettent aux personnes qui ne peuvent pas s'offrir certaines technologies de profiter de l'événement.
Quels sont les différents types d'événements virtuels ?
Les événements digitaux peuvent prendre différentes formes en fonction de leur objectif. Les types d'événements virtuels les plus courants sont les webinaires qui permettent aux orateurs et aux organisations de présenter des informations. L'interaction avec le public est généralement moindre que lors des conférences et des séminaires. Il est prévu que les participants soient principalement des spectateurs. Ils participent plus activement aux conférences et aux séminaires. Chaque invité a un rôle, une voix et des objectifs communs. Ils reportent donc les assemblées générales dans la mesure du possible, mais il arrive qu'elles doivent se tenir virtuellement en raison de la distance physique. Ce qui rend votre événement spécial, c'est que vous devez suivre les règles relatives aux résolutions, au vote majoritaire et minoritaire, aux questions et réponses, au vote électronique, etc. La collecte de fonds en ligne peut prendre de nombreuses formes. L'une des plus populaires est la vente aux enchères virtuelle, qui permet de collecter des fonds en vendant divers articles. Il est très important de trouver des sponsors pour l’événement en ligne.